Kötelező nyomtatványok

Emlékeztetőül szeretnék néhány olyan dologra felhívni figyelmét, amelyről már több ízben esett szó a vállalkozói tevékenység folytatásával kapcsolatban, de sok vállalkozó ezeket vagy elfelejtette, vagy nem kellő komolysággal foglakozik vele.
Ezen dolgok nagy része nem a könyvelésre tartozik, de mivel elég sok ellenőrzésen vettünk részt, tapasztalatból tudjuk, mire kell odafigyelni.
A vállalkozásokat sokféle szabályzat, nyilvántartás elkészítése terheli, ill. a munkahelyeken több olyan fontos iratnak kell lenni, melyek el nem készítése esetleges ellenőrzés során bírság kiszabását teszi lehetővé.
Ezek felsorolása nem fontossági sorrendben történik-

1. Számvitel politika megléte, aktualizálása

    1. Leltárkészítési szabályzat
    2. Értékelési szabályzat
    3. Pénzkezelési szabályzat
    4. Számlarend
    5. Selejtezési szabályza
    A pénzkezelési Szabályzatra a Számviteli TV 2006. évtol új szabályokat vezetett be,melyek aktualizálásának elmulasztása 500.000.Ft bírságot vonhat maga után elso alkalommal.

Elkészítésére a SzTV 90 napot ad, a működés megkezdésétől számítva.Elkészítéséhez kész szabályzatok aktualizálása, tevékenységre illesztése lehet segítségre. Ezt az Adóhatóság egy esetleges átfogó vizsgálat esetén szokta ellenőrizni.

2. Év végi feladatok:

- Minden eszközről leltárt kell felvenni, a leltárkészítési szabályzatban foglaltak szerint:- Pénzeszközökről,

    1.     Tárgyi eszközökről
    2.      Anyagokról
    3.      Árukról
    4.      Követelésekről
    5.      Kötelezettségekről

Ezen leltárok elkészítéséért a Váll vezetője felel, elékészítésében mi adjuk a segítséget / TE kartonok vezetésével,készletszámítással,folyószámla kimutatásokkal./

-  Pénzárgép zárása

3. Az üzletekben tartandó legfontosabb iratok:

    1. Nyugtatömb
    2. Számlatömb
    3. Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása
    4. Telephelyengedély
    5. Munkavállalók jelenléti íve, munkaszerzodése

4. Dolgozókkal kapcsolatos legfontosabb tennivalók:

  1. Dolgozó belépése előtt egy nappal APEH-be be kell jelenteni-munkáltató fedata- részünkre a dolgozó összes adatát tartalmazó iratok fénymásolatát elküldeni./magánnyugdíj pénztári tagsággal egyetemben/.Kilépés esetén legkésőbb a kilépés napján szintén jelenteni kell.
  2. Év végén vagy az önbevalláshoz szükséges nyomtatványt kell a dolgozó rendelkezésére bocsátani, vagy a foglalkoztató „ számol el vele”-ezt az elszámolást mi készítjük.
  3. Dolgozó éves keresetéről adatszolgltatást kell nyújtani APEH felé-ezt mi teszük meg
  4. Biztosítottakról év végén Nyugdíj és egészségbiztosítási Nyilvántartó lapo kell a Nyugdíjbiztosító felé elküldeni_ezt mi készítjük, juttatjuk el.
  5. Dolgozó belépésekor Üzemorvossal kell szerződést kötni minden új dolgozóra-ezt a munkáltató teheti meg a szerződéskötési jogosítvánnyal rendelkező orvossal.
  6. Új dolgozó belépésekor azonnal nyilvántartásba kell             venni –dolgozó személyes adatai megléte esetén kérésre elkészítjük,vagy a kereskedelemben kapható nyomtatványt kell kitölteni.
  7. Munkaügyi központnak azonnal jelnteni kell, továbbá munden év február 15-ig részletesen jelenteni kell, a cég kivel kötött üzemorvosi szerzodést.

Munkaszerződés- munkábalépéskor  azonnal    elkészítendő        

  1. Tűz és balesetvédelmi tanfolyam elvégzésének        igazolása
  2. Orvosi alkalmassági vizsgálat igazolása
  3. Új munkábalépő esetén dolgozót magánnyugdíjpénztárba kell bejelenteni.

    -  Ha csak egy alkalmazott is  be van bejelentve a vállalkozásnál, balesetvédelmi és egészségvédelmi kockázati jegyzőkönyvnek kell lenni,amelyet csak az erre jogosítvánnyal rendelkező szakember készíthet el.

    - Dolgozó kilépését talán még fontosabb dokumentálni,   mint belépésüket:Írásban kell felmondani,illetve a közös megegyezést is nagyon fontos dokumentálni.Ha a dolgozó legalább 3 éve ,1 hónap, ha 5 éve, rendes felmondás esetén 2 hónap végkielégítés jár.Minden dolgozónak-ha túllépte a próbaidőt, 1 hónap felmondási idő, illetve az erre az időre járó bér jár. Ennek az 1 hónapnak a felének a ledolgozására kötelezheti a munkaadó a dolgozót.

Folyamatosan elékszítendő iratok:- bér és járulékkartonok -mi készítjük

  1. Jelenléti ívek – munkáltató készíti, iratja alá
  2. Bérszámfejés kartonjai, bér átvételi jegyzék-kérésre bármikor rendelkezésre bocsájtjuk.
  3. Szabadság nyilvántartása- munkáltató vezeti, irattatja alá, számfejtéshez eljuttatja hozzánk.
  4. Betegállomány esetén orvosi igazolások-átadás után mi továbbítjuk a szükséges nyomtatványok kitöltése után a betegbiztosítóhoz.

- Azon készpénzt érintő bevételek, kifizetések, melyekről egyéb, kp kifizetést érintő bizonylat nincs/Pl kp számla.Kiadási-bevételi nyilvántartást kell vezetni.
  

Amennyiben a vállalkozás olyan tevékenységet végez, mely során környezetre káros anyag is keletkezik,rendelkezni kell ennek megsemmisítésére, begyűjtésére szakosodott vállalkozás szerződésével.

Felhívom továbbá a figyelmet, hogy az APEH azon kiadásokat, melyekről számla készül,és részben nem a vállalkozási tevékenységhez kötődő kiadások is vannak rajta,ezen kiadásokat személyi jellegű juttatásnak minősíti. Ezt ki lehet küszöbölni, hogy a kérdéses összegről bevételi pénztárbizonylatot állít ki a vállalkozás.Ennél egyszerűbb, ha mindenki külön blokkoltatja le a vállalkozási célú kiadásait és a családi kiadásait.

Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása:Minden vásárolt számlatömböt , bevételi,kiadási pénztárbizonylatot ebbe kell bejegyezni-Ezt a vállalkozók vezetik, hiszen ők tudják, mikor vásárolnak számlatömböt, illetve számlalapokat.Számlázó program esetén a programot készítő cég igazolása szükséges.

Ezenkívül figyelmet kell fordítani a kapott és adott számlák adattartalmára, esetleges javítások szabályszerűségére.

 

Azon cégek, amelyek könyvvizsgálatra kötelezettek,a könyvvizsgálót be kell jelentenie a cégbíróságnál is.

Jogi személyiségű társaságoknak határozatok könyvének vezetése kötelező!

A könyvelési bizonylatokat továbbra is kérjük következő hónap elején,legkésőbb 05-ig átadni szíveskedjenek!

Remélem sikerült felhívnom a figyelmüket a legfontosabb tennivalókra,és ezúton szeretnénk további jó munkát kívánni.

 

2006.09.26